Вопрос-ответ: как автоматически заполнять документы Office (и никакого программирования! :))

Пришел недавно мне в почту вопрос про связку Office + SharePoint (тут хоть сервер, хоть WSS – суть вопроса и суть реализации от этого не меняются). Что интересно – сценарий, про который идет речь, не то чтобы редкий или заковыристый. Нет. Он просто требует детального планирования работы с документами и тщательной подготовки шаблонов документов для библиотек. Чтобы не пересказывать своими словами суть заданного мне вопроса, просто процитирую письмо.

Добрый день, Тань!
Хотел тебе задать вопрос по функционалу MS Word 2007 (т.к. точно помню, что фишку, которая мне нужна, ты показывала в презентации). Я не помню, к сожалению, как это называется, но смысл в том, что в документе Word 2007 создаются некие поля, которые заполняются пользователем, и эти поля вынесены в начало документа.  
Т.е. например есть типовой договор, но, чтобы вбить в  него необходимые данные (контрагента, лица от имени которого действует, реквизиты, сумма и т.п.), не нужно искать, где это содержится в договоре, а достаточно заполнить соответствующие поля в начале  документа, чтобы внести изменения в документ.
Надеюсь, что я объяснил понятно....

Как бы вот. Я такой сценарий показывала на одном из тренингов и часто использую его в работе с клиентами: показываю, насколько можно упростить обычные рутинные процессы. Такие, как, например, составление договора купли-продажи в автоцентре, заполнение карточки пациента поликлиники, составление различных актов и так далее.

Перед тем, как работать руками, давайте немного поработаем головой. Нам нужны ответы на несколько вопросов:

1. Какие документы существуют в рамках деятельности компании?

2. Какие из этих документов заполняются вне специализированного ПО, в Office (нас, прежде всего, будут интересовать те, которые заполняются в Word-е)?

3. Какие из документов, описываемых ответом на предыдущий вопрос, заполняются с известной периодичностью, хранятся (или должны храниться) централизованно, а проще говоря, требуют автоматизации их заполнения и/или движения по маршруту в рамках корпоративного документооборота?

На этом этапе работы головой мы получили некоторый перечень документов: это могут быть договора, служебные записки, акты, учетные карточки, разнообразные ведомости и так далее. Поскольку документы появляются не сами собой, а в процессе деятельности компании, мы можем также планировать и автоматизацию отдельных бизнес-процессов. Но об этом разговор отдельный. Если интересно, опишу в одном из следующих постов.

Вернемся к нашим документам. Предположим, что на каждый такой тип документов мы можем организовать соответствующую библиотеку на портале SharePoint (к тому же, считаем, что SharePoint вы уже установили и настроили должным образом). Но на этом наша работа головой не заканчивается. Для каждого из документов надо расписать все поля, которые являются переменными. Не в смысле терминов программирования, а по отношению к документу – в дополнение к постоянным полям. К примеру, для стандартного договора купли-продажи постоянными атрибутами или полями будет содержание условий договора (в большинстве случаев), а переменными – реквизиты компании-покупателя (ФИО должностного лица в родительном падеже, документ, на основании которого это лицо действует, предмет договора и так далее).

Также неплохо бы тут же определить, какие из этих полей будут отображаться и использоваться для сортировки документов в представлениях библиотеки на портале.

В идеале все то, о чем я написала выше, оформить в виде своеобразного чек-листа: поле в документе и определение к нему (тип данных (число/текст/дата-время…), постоянное/переменное, отображать в библиотеке или нет и так далее). Но это в идеале :)

Далее мы можем перейти к подготовке шаблона документа – той самой “рыбы” – в первом приближении пока. Это этап, когда планируется верстка документа (соответствие корпоративным стандартам и brandbook-ам), его основное содержание. Под переменные атрибуты оставляем прочерки. Можно даже окно Word с таким шаблоном оставить открытым.

Проще говоря, то, о чем писал автор процитированного выше письма, это панель свойств документа в Office. Воспользуемся тем, что в свойствах документа мы можем создавать и использовать произвольные поля. И проще всего это сделать через библиотеку документов на портале (можно вообще весь документ сделать в виде электронной формы InfoPath, но я же обещала простой и быстрый способ :) ):

1. Создаем новую библиотеку (можно использовать уже существующие, если не нужна отдельная библиотека и/или дальнейшая автоматизация движения документа);

2. В параметрах библиотеки создаем столбцы данных под те атрибуты документов, которые описали выше, здесь же настраиваем, отображать ли каждый такой столбец данных в представлениях библиотеки;

3. В параметрах библиотеки выбираем изменение шаблона документов, вставляем в открывшийся dotx-файл «рыбу» договора и вместо пустых строк и пропусков в нужных местах вставляем поле – на ленте Insert (Вставка) и ищем кнопку Quick Parts или Экспресс-блоки и там – Document Properties (Свойства документа) – и  видим те свойства, которые создавали в п.2

4. Сохраняем полученный шаблон обратно в библиотеку и – готово – теперь пользователи при создании нового договора в библиотеке могут ограничиться заполнением свойств документа в верхней панели, которая будет появляться каждый раз при открытии документа.

Дальше с помощью InfoPath или workflow можно организовать контроль ввода данных, согласование документа или другие задачи – но это уже, как говорится, совсем другая история.

Надеюсь, сия несложная инструкция поможет вам разобраться с реализацией этого сценария… Автору письма, кстати, респект за вовремя заданный вопрос :)